Spotkania z zespołem to rzecz od której firmy nie są w stanie uciec. Są one niezbędne do jej funkcjonowania i organizacji. To jeden z podstawowych narzędzi komunikacji. Dzięki spotkaniom jesteśmy w stanie podjąć kluczowe decyzje dotyczące firmy, rozwiązać problemy czy zrobić tzw. burzę mózgów planując kolejne etapy rozwoju w branży. Aby jednak takie spotkania dały jak najwięcej korzyści pracownikom, zarządzającym a także klientom, warto zapoznać się z dobrymi praktykami i mechanizmami, które nasze spotkania biznesowe przekują w sukces.

Dobre przygotowanie to podstawa

Część spotkań firmowych i biznesowych nie przynosi pożądanych korzyści, z kilku prostych i często pojawiających się przyczyn - niejasnego celu, nieprzygotowania prowadzącego, nieodpowiedniej osoby lub - nic nie wnoszących do tematu -  dyskusji. Aby nie powielać błędów i usprawnić komunikację biznesową należy przede wszystkim skupić się na przygotowaniu. Duża część sukcesu tkwi w świadomości tego, co chcemy zrobić i jak chcemy to osiągnąć. Plan zatem jest tutaj kluczowy, a w jego przygotowaniu na pewno pomogą odpowiedzi na kilka niezbędnych pytań.

• Po co i dlaczego?

Planując spotkanie przede wszystkim musimy odpowiedzieć sobie na pytanie co jest jego powodem  i jaki powinien być jego rezultat. Jasno sprecyzowany powód spotkania wraz z oczekiwanym efektem, to przejrzysta informacja, nad czym cały zespół pracuje i do czego dąży.

• Jak?

Czasami warto się zastanowić czy organizowanie spotkania i co za tym idzie poświęcenie czasu swojego i załogi, jest w tym temacie konieczne. Może jest inna możliwość? Spotkania nie zawsze są najlepszym rozwiązaniem. Często efekt może być osiągnięty poprzez wysłanie maila, telefon, bez potrzeby organizacji spotkania dla kilku osób. 

• Kto?

Paradoksalnie im więcej osób na spotkaniu, tym trudniej zarządzać rozmową i znaleźć wspólne porozumienie. Najefektywniejsze spotkania odbywają się w grupie od 5 do 8 osób, gdzie jednym z najważniejszych uczestników jest osoba decyzyjna mająca wpływ na efekt spotkania. 

• Co?

Kolejnym bardzo ważnym krokiem zapisanie wszystkich tematów, które chcemy, aby zostały poruszone. Agenda jest niczym innym jak planem działania. Dobrze przygotowana agenda zawiera realistyczne ramy czasowe, przy każdym z omawianych tematów. Dobrą taktyką jest umieszczenie najważniejszych zagadnień na samym początku listy. Może się bowiem zdarzyć, że spotkanie zostanie z jakiegoś powodu przerwane lub ktoś będzie musiał wyjść – w takiej sytuacji będziemy mieć pewność, że to, co priorytetowe zostało omówione. Przygotowanie agendy ale także wysłanie jej do uczestników zapewnia ich zaangażowanie i przygotowanie do spotkania.

• Kiedy i gdzie?

Finalnym krokiem przygotowania do spotkania jest jego zorganizowanie i zaproszenie uczestników. Zaproszenie należy wysłać na tyle wcześniej, aby mieć pewność, że uczestnicy będą mogli się przygotować. Przed spotkaniem warto także zadbać o prezentacje, wydrukowaną agendę, materiały, raporty, czy zadania. Im więcej czasu poświęcimy na przygotowanie, tym większa szansa na osiągnięcie zamierzonego efektu.

Jak dobrze poprowadzić spotkanie

Przygotowanie prowadzącego (często managera), angażowanie uczestników, moderowanie spotkania i koncentracja na celu w dużym stopniu przekłada się na efekt końcowy spotkania. Aby w pełni osiągnąć sukces spotkania, prowadzący powinien kierować się zasadami, które mu to ułatwią.

• Lider

Spotkania potrzebują lidera, który będzie czuwał nad przebiegiem zebrania. a dokładnie gospodarza, osoby czuwającej nad jego przebiegiem. Jego zadaniem jest witanie uczestników oraz przedstawienie celu spotkania. Kontroluje czas, zachęca do aktywnego uczestnictwa i moderuje dyskusje.

• Rozpocznij o czasie

Punktualne rozpoczęcie to wyznacznik standardów pracy i okazanie szacunku uczestnikom.  Częstą praktyką jest rozpoczęcie spotkania dopiero kiedy pojawią się wszyscy uczestnicy. Jest to jednak demotywujące dla osób, które przyszły o czasie.

• Jasność celu

Uczestnicy powinni wyraźnie wiedzieć jaki jest cel spotkania i w jaki sposób efekt ma zostać osiągnięty. Często nie jesteśmy w stanie przewidzieć, w którą stronę rozwinie się dyskusja - istotna jest kontrola nad nią, aby mieć pewność, że faktycznie poszukiwane jest rozwiązanie.

• Parkowanie wątków pobocznych

Często zdarza się, że w trakcie spotkania pojawiają się ważne tematy, których nie uwzględniliśmy w naszym skrupulatnym planie. Poruszanie ich na trwającym spotkaniu mogłoby nie tylko je znacznie wydłużyć, ale także nie osiągnęlibyśmy założonego celu.  Aby o niespodziewanych tematach nie zapomnieć, warto je zanotować i wrócić do nich, kiedy wystarczy czasu lub podczas kolejnego spotkania. 

• Angażowanie uczestników

Na spotkania powinny być zaproszone osoby związane z poruszanym tematem. Pomimo kameralnego grona, zdarza się, że nie wszyscy chętnie wyrażają swoją opinię z obawy przed oceną innych, czy skoncentrowanie całej uwagi na osobach dominujących w dyskusji. Zadaniem gospodarza jest zarządzanie rozmową tak, aby od samego początku zaangażować wszystkich uczestników i wsłuchać się w ich wypowiedz. Lider może wpływać na punkt widzenia uczestników. Aby tego uniknąć warto nie opowiadać się za żadnym rozwiązaniem lub nie zabierać głosu w toczącej się dyskusji. 

• Zamknięcie tematu i przejście do następnego:

Zanim przejdziemy do kolejnej części spotkania należy się upewnić, że domknęliśmy poprzedni wątek. Jeśli zbyt szybko przejdziemy do kolejnego punktu w agendzie, możemy stracić to, co zostało wypracowane, a uczestnicy wyjdą ze spotkania w poczuciu niepewności co do ustaleń.

Zakończenie spotkania

Spotkanie kończy się w momencie podsumowania ustaleń oraz po określeniu dalszych działań według zasady - kto, co i na kiedy. 

• CO - co ma zostać zrobione ,
• KTO - wyznaczenie osoby odpowiedzialnej ,
• KIEDY – termin wykonania zadania.

Przed końcem spotkania, warto spisać ustalenia, kolejne kroki, wraz z terminem realizacji i osobami za nie odpowiedzialnymi. Odpowiedzialność za kontrolę czasu leży po stronie prowadzącego. To ważne, aby zebranie zakończyć o czasie. Jeżeli oczekujemy od uczestników punktualności, ta sama zasada dotyczy także lidera. Przedłużające się spotkania są po prostu demotywujące. Należy się także upewnić, czy wszystko jest zrozumiałe i podziękować uczestnikom za poświęcony czas i zaangażowanie.

Dobrą praktyką jest poświęcenie czasu po spotkaniu na jego ocenę i refleksję. Dzięki temu będzie można rozwijać swoje umiejętności, wprowadzając poprawki do kolejnych spotkań. Częstym powodem nieefektywnych spotkać jest zaprzestanie dalszych działań po zebraniu. Dalsze ustalenia powinny być rozesłane do osób zaangażowanych i związanych z tematem. Należy również ustalić, w jaki sposób będą sprawdzane postępy, przez kogo i jak często.

Konsekwentne trzymanie się podanych wskazówek sprawi, że szybciej udoskonalimy umiejętność prowadzenia spotkań biznesowych i staną się one wyznacznikiem pracy i profesjonalizmu.